涉外诉讼如何准备立案文件|实务经验分享

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引言：在办理涉外民事诉讼案件中，作为原告境外当事人的代理律师面临的第一个重大任务是立案，本文旨在根据笔者的涉外案件办理经验，从作为原告方的境外公司之代理人角度，分享下相关个人观点（如有谬误或不足之处，欢迎指正和交流）。

涉外诉讼案中代理外方当事人立案需提交的文件主要如下：

授权委托书

当事人身份证明文件

法定代表人身份证明

起诉状

证据

针对以上五个文件，笔者分享下自己的相关经验和观点：

1.授权委托书

(1) 形式要求

民诉法规定，“从中华人民共和国领域外寄交或拖交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续，才具有效力”。

从形式要求上看，如果境外当事人在域外出具授权委托书，则需要履行公证认证手续（注：按照相关条约证明手续情形本文不做讨论），即由当地的公证机关先行公证，再到中国驻该国使领馆认证。

需要注意的是：此处所指的公证机关范围应做扩大解释，不仅限于公证处，还包括其他具有类似证明职能的机构，如《天津市高级人民法院关于民商事诉讼域外证据审查若干问题的指南》提出：“公证机关指根据该国法律，有权就特定事项履行证明职责的机关或者个人，如公证处、行政机构、自治团体、协会、法院，公证人、法官、行政公职人员、律师、船长等。”

事实也确实如此，在笔者代理的案件中，除了公证员的手续外，不同国家通常还需要增加几道证明手续：如德国还需要得到地方法院以及德意志联邦共和国外交部以及联邦行政管理局的签章；法国还需要外交部的签章；加拿大某些省，还需要当地政府和消费者服务厅的签章；澳大利亚，还需要该国外交贸易部的签章.....

需要关注的是：随着《取消外国公文书认证要求的公约》于2023年11月7日对中国生效，公约成员国的当事人在境内的诉讼文件将可能取消使领馆认证要求，但前面提议的公证流程大概率不会变化。

(2) 内容方面

从授权委托书的内容看，考虑到取得流程的繁琐性，建议尽可能在必要限度内加大授权范围，在覆盖的阶段方面，可包含：反诉程序、二审程序、再审程序、执行程序、检察监督程序等；在具体措辞上针对可能出现的问题尽可能明确具体，以下几点为笔者比较重视的：

建议写明有权代为起草、签署、变更诉状。这样万一在立案的时候起诉文件有错误或缺漏，可以直接据此进行补救。

建议写明代收代付和解款、执行款项的授权。因为法院通常没有外币账户，进入法院账户的和解款或执行款无法折成外币直接付给境外当事人，而有了代收款项的授权，就解决了此问题。

建议写明代办证据保全公证手续的授权。这样在需要国内进行公证保全时，凭此授权委托书即可向公证处代为申请办理证据保全公证。

2. 当事人身份证明文件

境外当事人的身份证明文件必须履行公证认证手续（或履行其他证明手续）。需要注意的是：由于各个国家的商事主体登记机关可能不同，身份证明文件的表现形式也各异，有时候需要律师协助当事人甄别相关文件是否可以认定为中国法院认可的身份证明文件。

根据笔者经验，以下国家的身份证明文件通常被法院认可：

北美国家（美国/加拿大）: CERTIFICATE OF INCORPORATION/Certificate of Status/Business License

德国：Handelsregister

法国：K-bis

澳大利亚：Certificate of Registration of A Company/Company Statement

土耳其：Faaliyet Belgesi

3. 法定代表人身份证明

民诉法司法解释规定，“代表外国企业或者组织参加诉讼的人，应当向人民法院提交其有权作为代表人参加诉讼的证明，该证明应当经所在国公证机关公证，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”

该条提及的证明文件，类似于国内诉讼中法院要求提交的《法定代表人身份证明》，需进行公证认证，且笔者一般遵循如下两个要求：

(1)形式要求：其内容形式与法院提供的模板大致相当，即说明某人的职务以及其为公司的法定代表人；

(2)实质要求：由于国外并没有“法定代表人”这一术语，故为确定该法定代表人的人选以及权限依据，需要具体情况具体分析，通常为两种情形：

如果在公司登记文件中明确载明某人可代表公司全权行事，则其应为法定代表人（比如德国的公司文件中通常会关于授权人的表述）；

如果公司登记文件中未明确载明代表人或存在多个代表人，则一般需要通过公司权力机关（如董事会）决议的方式推选出其中一位作为代表公司参与诉讼的法定代表人，该决议应当与法定代表人身份证明一并进行公证认证。

4. 起诉状

(1)需否公证认证

法律并未规定起诉状需要履行公证认证手续，但在实践中做法不一，根据笔者的办案经验，有部分法院不做要求（只要有当事人签字或盖章版本原件即可），有些法院则需要（近期在上海某法院立案时候，还特别问过这个问题，立案窗口答曰：目前法院内部口径是需要办理公证认证的）。因此，稳妥起见，笔者都会让当事人办理起诉状的公证认证手续。

这里延伸了一个问题：那么上诉状是否需要公证认证呢？

由于上诉期比较短，要求境外当事人办理公证认证往往来不及，通常不具有现实可行性，笔者尚未遇到有法院要求上诉状也要公证认证的。笔者一般采取如下的方式：

境外当事人出具一份签章的原本快递给笔者，收到后转寄法院（如果来不及，就让境外当事人直接向法院邮寄）；并

代签上诉状，向一审法院提交。

目前为止，笔者以上的操作方式尚未遇到过问题或被法院质疑。

(2)律师能否代签起诉状

从法理上说，只要授权委托书中有此授权，则代签没有任何的法律障碍。在微软公司(Microsoft Corporation) 与上海昶沣信息科技有限公司等侵犯计算机软件著作权案(2009)沪高民三(知)终字第132号）中，相关诉状就是微软公司代理人代签的，一审和二审的上海高院均认可代签的合法有效性，上海高院认为，“法律并未规定起诉状只能由本人签署，相反，包括起诉在内的民事诉讼活动，除法律另有规定之外，均可通过代理行为实施，因此微软公司通过代理律师代为起诉、签署起诉状的行为并无不妥”。

但实践中，笔者碰到的很多法院并不接受代签的诉状，慎重起见，建议起诉状还是尽量让当事人自己签署。另外从风险控制角度看，当事人签署诉状也充分保证了其知情权并一定程度上避免律师执业风险。

(3)境外当事人名字是否需要翻译

这个取决于法院的要求，有些法院不做强制要求，有些法院要求必须提供中文译名（可能是便于系统内部记录的原因），由于大部分的境外当事人并无在国内常用的中文名称，因此译名的翻译只能其参考作用。

笔者在起诉状中采取的方式为：先写外文名称，再括号备注中文译名，即“外文名称（中文译名：XXXX）”

(4)语言文本问题

为了使得文本措辞符合中国法律术语，笔者通常都是制作成双语版本的起诉状（包含中文和当事人所属国的语言），然后交由当事人进行公证认证。

需要注意的是，有些国家的公证员不接受见证含有中文的文件签署（比如土耳其），即必须使用当地的语言进行签署，之后再制作对应翻译文本（进行公证），如遇到此情况，一定要注意和当地翻译机构的沟通，以防止其翻译的中文文本不准确，从而影响立案。

5. 立案证据

(1)需否公证认证

在过往的诉讼程序中，大部分法院都要求对域外证据进行公证认证（否则证据形式会受到质疑），但随着2019年12月25日公布的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》出台，对证据不再一刀切地要求进行公证或认证，而是根据证据来源作为区分：

公文书证：无需认证，只需公证。

何为公文书证：一般指的是公权力机关在行使公权力的过程中基于权限所制作的文书，最高院2021年《全国法院涉外商事海事审判工作座谈会会议纪要》对其做了不穷尽的列举，即“公文书证包括外国法院作出的判决、裁定，外国行政机关出具的文件，外国公共机构出具的商事登记、出生及死亡证明、婚姻状况证明等文件，但不包括外国鉴定机构等私人机构出具的文件”

私文书证：既无需认证，也无需公证

何为私文书证：一般指的是普通的民商事法律关系的证明，原则上仅涉及当事人之间权利义务的确定，如商业合同、发票、函件、私人机构（如外国鉴定机构）出具的文件。

涉及身份关系的证据：既需公证，又需认证

当然，在具体办案过程中，也需要根据具体情况进行分，比如对于提交原始载体有困难的域外私文书证（比如电子邮件、电子发票、境外银行的电子回单等），则可以采取境外公证的方式，从而有利于法院对真实性的采纳。

（2）证据翻译

外文证据，通常需要翻译成中文（也有例外，比如根据《最高人民法院关于设立国际商事法庭若干问题的规定》，最高院国际商事法庭在审理涉外商事案件中，“当事人提交的证据材料系英文且经对方当事人同意的，可以不提交中文翻译件”）

关于翻译机构的选择问题，过往某些地方的高院可能会有翻译机构推荐目录，此种情况下，建议从这些推荐机构中选取；当然，现在大多数法院对翻译机构不做指定，只要是经营范围中有相应语言的翻译资质的基本上会认可。

在选择翻译机构时，一定要注意其是否有相应的语种的翻译资质，笔者曾经碰到过一个案子，证据语言是土耳其语，而对方找的翻译机构的经营范围中并不包含这个语种的翻译资质，因此这份翻译证据未被法院认可，当事人只能另行花费再行翻译。

这里需要提醒的是，最高院民一庭编著的《新民事诉讼证据规定理解与适用》中提到“外文书证或外文说明资料所附的中文译本，应随同一起公证和（或）认证，或者一起履行其他证明手续。中文译本履行上述程序后，方具有与外文书证或者外文说明资料同等的效力”。对此，我的观点是，这个要求针对的是需要办理公证和/或认证的公文书证或身份关系证据（而非不需要公证认证的私文书证）。境外的公证机关或使领馆指定翻译机构一般可以提供翻译服务，并一同进行公证认证（实践中，笔者目前代理的案件中法院尚未对此做强制要求，委托境内翻译机构翻译都被接受）

出于更谨慎的考虑，笔者建议最好与管辖法院的立案庭提前沟通确认对翻译的机构和形式的要求。

结语：由于涉外案件的立案文件有特别要求，相较于无涉外因素案件，其取得的流程会更加复杂和费时，一旦疏漏致立案不成必将增加当事人成本、延缓诉讼进度，甚至引发对律师专业性的质疑，因此要慎重对待，给予当事人正确和全面的指引。